Prozesse als Motor der VeränderungHochschultag 2022
Workshopbericht des QM-Teams
Streben nach Veränderung geht stets mit der Erwartung nach Verbesserungen und Vereinfachungen in den Arbeitsabläufen von Organisationen einher. Das Prozessmanagement bildet dabei als Werkzeug des Qualitätsmanagements die Verbindung zur gesteuerten und zielgeleiteten Veränderung. Diesem Leitgedanken folgend, thematisierte der Workshop die Rolle des Prozessmanagements an der HSPV NRW.
Zu Beginn des Workshops präsentierte Kerstin Reinhard die wichtigsten Fakten rund um das Thema Prozessmanagement. Gerade mit Bezug auf die Hochschule, sollte hierdurch das Verständnis für Prozesse geschaffen sowie die Bedeutung und Wichtigkeit hervorgehoben werden.
Im praktischen Teil sollten die rund 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmer eruieren, welche Aufgaben und Prozesse vor Studienbeginn aus der Perspektive verschiedener Organisationseinheiten angestoßen oder abgeschlossen sein müssen, bevor die Studierenden der HSPV NRW zum 1. September ihr Studium aufnehmen können.
In Arbeitsgruppen mit Akteuren aus verschiedenen Organisationseinheiten, wurden Abläufe für die Bereiche
für den Prozess „Studiengangsvorbereitung“ erarbeitet und dokumentiert.
Neben der Komplexität des Prozesses „Studiengangsvorbereitung“ wurden insbesondere die Schnittstellen und Verzahnungen der Prozesse unter den einzelnen Organisationseinheiten selbst deutlich. In der Abhängigkeit voneinander und in der notwendigen ganzheitlichen Abstimmung untereinander, werden die Studiengänge vorbereitet. So erfolgt zum Beispiel am Studienort die Kurszuteilung und Planung des Einsatzes von Lehrenden, die wiederum die Lehrveranstaltung vorbereiten. Die Zentralverwaltung übernimmt unter anderem die Kursplanung und das Einrichten von ILIAS.
Die regen Diskussionen im praktischen Teil des Workshops verdeutlichten, wie wichtig den Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus den unterschiedlichen Akteursgruppen der Hochschule (Lehrende, Studierende, Verwaltungsmitarbeitende) umfassende Strukturen und Transparenz sowie Kommunikation über zentrale und dezentrale Organisationseinheiten hinweg sind. Es zeigte sich einmal mehr, dass in unserer agilen, sich ständig verändernden Arbeitswelt nur eine Zusammenarbeit aller zum Erfolg führen kann.
Die Ergebnisse und vielen Diskussionen des Workshops haben nicht nur den Wunsch nach weiteren Prozessaufnahmen der täglichen Arbeit verstärkt, sie haben insbesondere auch gezeigt, wie wichtig die Prozessdokumentation für den Aufbau eines Wissensmanagements ist, damit wir für den Wandel und die immer weiter voranschreitende Digitalisierung gerüstet sind.
