ProzessportalQualitätsmanagement

Seit Juni 2014 bieten wir über unser internes Prozessportal ProFHi® der HSPV NRW, die zentrale Prozessdokumentation und somit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über bereits beschriebene und abgebildete interne Abläufe zu informieren.
Ein schneller und direkter Zugang zu wichtigen Informationen ist so möglich. Die gesammelten und grafisch aufbereiteten Prozesse werden In Ablaufdiagrammen dargestellt und  im Prozessportal allen Hochschulmitarbeitern zur Verfügung gestellt.
 

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Die Umsetzung des Programms „Digitale Verwaltung NRW“ (DVN NRW) ist im E-Government-Gesetz NRW festgelegt. Einer der drei Projekttypen ist die Geschäftsprozessoptimierung (GPO), in dem das GPO-Tool „BIC“ integriert ist und welches wir in naher Zukunft als neues Prozessportal nutzen werden.

Das Prozessportal ist ein lebendiges System und unterliegt einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Nach dem Motto „Plan, Do, Check, Act“ möchten wir alle Beteiligten motivieren, ihre eigenen Arbeitsprozesse  zu reflektieren und dabei mitzuwirken, das Prozessportal mitzugestalten. Denn wer könnte einen Prozess besser beschreiben, als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihn selbst nutzen?

Die Vorteile eines Prozessportals liegen auf der Hand:

• Gesammelte Prozesse und Informationen sind schnell und direkt zugänglich.
• Die eigenen Tätigkeitsfelder (sofern sie beschrieben wurden) stehen jederzeit an zentraler Stelle für eine Einsicht zur Verfügung; dies stellt sicher, dass Abläufe eingehalten werden können.
• Die gesammelten Prozesse sind einheitlich gestaltet, wodurch das Verständnis für den Aufbau und die Abläufe geschaffen wird.
• Die mit den Arbeitsschritten verknüpften aktuellen Vorgaben, Hinweise, Informationen und Formulare (mitgeltende Dokumente) verhindern, dass durch das Vorliegen veralteter Versionen, Arbeitsschritte falsch oder unter Umständen wiederholt durchgeführt werden.
• Mitgeltende Dokumente können sofort aufgerufen werden und müssen nicht erst an einer anderen Stelle gesucht werden; das erspart Zeit (und manchmal auch Nerven).

Ein Ziel der HSPV NRW und der GPO-Projekte ist die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen gemäß §12 Abs. 1 E-Government Gesetz NRW.