Genehmigungsverfahren Dienstreisen

Die Durchführung von Dienstreisen bedarf grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Genehmigung. Dazu ist das aktuelle Antragsformular zu verwenden, vollständig auszufüllen und im Original einzureichen. Anlagen in Form von Tagungsabläufen, Kostenaufstellungen, Einladungsschreiben, Flyer oder ähnliches sind beizufügen. Bei Auslandsdienstreisen ist der Antrag zusammen mit einem ausführlichen Bericht und wenn notwendig mit der A1 Bescheinigung einzureichen.
 

Beantragung einer Dienstreise

Die Beantragung sollte frühzeitig und mit einer ausreichenden Vorlaufzeit auf den Dienstweg gegeben werden. Werden Dienstreisen ohne Genehmigung angetreten, kann dies zum Verlust des Dienstunfallschutzes führen.

Dienstreisen sollten nur, wenn notwendig und kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten nicht möglich oder nicht sinnvoll ist durchgeführt werden.

Für  Fachbereichsreisen / Arbeitskreisreisen o.ä. ist ein Sammelantrag zu stellen, in dem einmalig alle Teilnehmenden genannt werden. Das Teildezernat 21.1/21.2 fertigt daraufhin eine Sammelgenehmigung, die dem Antragsteller zur Weiterleitung an die Teilnehmerinnen/Teilnehmer übersandt wird.

Votum der/des Vorgesetzten

Der Antrag ist auf dem Dienstweg an das Teildezernat 21.1/21.2 zu richten und muss mit einem Votum der/des Vorgesetzten versehen sein. Reisen dürfen nur angeordnet werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der damit angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Kostenaufwand (zum Beispiel durch Schriftwechsel, Ferngespräche usw.) erzielt werden kann. Forschungsreisen werden über das Dezernat 14 an das Teildezernat 21.1/21.2 verschickt, damit ein Votum zum jeweiligen Forschungsbezug abgegeben werden kann.

Umfassende Reiseinformationen

Dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise sind umfassende Reiseinformationen beizufügen, sollten Serviceleistungen der Reisekostenstelle notwendig werden. Hierunter fallen Informationen die Flugreisen, Bahnreisen und Hotelübernachtungen betreffen (genaue Reisetage, Zeitangaben, gewünschte Sitzplätze oder ähnliches).

Reiseziel und Wahl des Beförderungsmittels sind anzugeben und gegebenenfalls zu begründen.

Neben der Wirtschaftlichkeit sollte auch der Klimaschutz bei der Wahl des Beförderungsmittels berücksichtigt werden. Bahnreisen sollten auch, wenn es sich nicht um das kostengünstigere Reisemittel handelt, genutzt werden. Die/Der Dienstreisende darf sich immer für den ÖPNV als Beförderungsmittel entscheiden. Ausgangs- und Endpunkt einer Dienstreise außerhalb des Dienstortes sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln ab/bis Wohnung erstattungsfähig.