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Vollständigkeit

Antragssteller

Originalanträge

Originalanträge werden ausschließlich auf dem Postweg akzeptiert.

Die Anträge müssen vollständig ausgefüllt sein. In das Feld "Dienststelle" tragen alle Beschäftigten der HSPV NRW den Studienort ein, nebenamtliche Dozentinnen und Dozenten tragen den hauptsächlichen Arbeitsplatz ein. Im Feld "Anschrift" ist die Privatanschrift zu vermerken.

Im Feld "Angaben zur Berechnung des Tagesgeldes" werden die Uhrzeiten des Dienstgeschäfts sowie die Reisezeiten eingetragen.

Bei der Kostenaufstellung wird die vollständige Adresse des Geschäftsorts (bei Studienorten nicht notwendig) aufgeführt. Die Kilometerangaben sind für die Gesamtstrecke (Hin- und Rückweg) vorzunehmen. Sollten weitere Personen mitgenommen werden, so muss die Kilometerzahl der Mitnahme in der letzten Spalte der Kostenaufstellung eingetragen werden.

Eine  große WE ist zu begründen, ebenso ist eine konkrete Benennung des Dienstgutes erforderlich. Längere Fahrzeiten aufgrund von Sperrungen, Stau usw. sind ebenfalls genauer zu begründen.

Originalbelege

Dem Antrag sind Originalbelege beizufügen.

Unterschriebene Stundenabrechnung (bei Lehrbeauftragten)

Bei Reisekostenanträgen von Lehraufträgen ist die unterschriebene Stundenanrechnung beizulegen. 

Dienstreisegenehmigungen

Beschäftigte (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Dozentinnen und Dozenten, Professorinnen und Professoren), die für ihre Dienstreise eine
 Dienstreisegenehmigung beantragt haben, legen diese dem Reisekostenantrag bei.

Allgemeine Dienstreisegenehmigungen

Hauptamtliche Dozentinnen und Dozenten, die für ihre Dienstreisen eine allgemeine Dienstreisegenehmigung vorliegen haben, legen diese in Kopie dem Reisekostenantrag bei.

Sollte für die abrechnende Stelle der Zusammenhang zwischen Dienstgeschäft und allgemeiner Dienstreisegenehmigung nicht erkennbar sein, so ist dieser auf dem Abrechnungsformular zu erläutern. 

Sorgfältig und umfänglich ausgefüllter Antrag

Es sind alle Angaben zur Person, Dienststelle, Wohnort, Bankverbindung etc. vorzunehmen. Sollte Anspruch auf Tagegelder entstanden sein, sind genaue Reisezeiten anzugeben. Für die Prüfung der Reisekostenstelle ist es hilfreich, wenn die Reisezeiten angegeben werden.

Sollten Kosten jeglicher Art entstanden sein, sind diese aufzuführen. Alle Anlagen sind verlustsicher anzubringen.

Trennung von Anträgen

Es sind getrennte Anträge einzureichen für:

  • Allgemeine Dienstreisen
  • Fortbildungen
  • Forschung
  • Projekte
  • Weiterbildung Intern
  • Auslandsdienstreisen


Gleichartige Dienstgeschäfte können auf einem Antrag kumuliert werden.

Reisekostenstelle

Die Reisekostenstelle prüft den eingegangenen Antrag auf Vollständigkeit der Angaben (Adresse, Bankverbindung, Geschäftsort, km-Angabe etc.), sowie auf Vollständigkeit der erforderlichen Anlagen.

Unvollständige Anträge werden mit einem Stempel versehen, fehlende Angaben/Anlagen werden kenntlich gemacht und über die Hauspost an den Studienort gesandt.

Es werden nur Anträge im Original angenommen. 

Frist

Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich zu beantragen. Es zählt das Datum des Eingangsstempels.

Eine Verlängerung der Frist ist nicht möglich.

Formular

Ausschließlich das  aktuelle Formular hat Gültigkeit und darf verwendet werden. Alte Formulare können nicht berücksichtigt werden und gehen an den Antragssteller zurück. 

Abrechnung

Übersendung einer Abrechnung

Nach Berechnung der Reisekosten wird dem Antragssteller zur Kenntnis die Abrechnung per E-Mail zugesandt. Diese Abrechnung kann für den Lohnsteuerjahresausgleich genutzt werden.

Eine gesonderte Aufstellung über die gezahlten Reisekosten gibt es nicht.

 

Auszahlung

Nach Erhalt der Reisekostenabrechnung erfolgt die Auszahlung per Überweisung auf das im Antrag angegebene Konto.