Arbeitswelt 4.0 – Möglichkeiten und Grenzen innovativer Konzepte für Büro- und Arbeitswelten im Hinblick auf die Förderung einer neuen Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit
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1. Projektziel Es soll herausgearbeitet werden, welche Möglichkeiten und Grenzen mit innovativen Konzepten für Büro- und Arbeitswelten im Hinblick auf die Förderung einer neuen Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit verbunden sind. Die Möglichkeiten und Grenzen sollen grundsätzlich und konkret auf eine oder mehrere kommunale Verwaltungen bezogen aufgezeigt werden. Schließlich sollen Handlungsempfehlungen zur zukünftigen Gestaltung der Büro- und Arbeitswelt entwickelt werden. 2. Projektbeschreibung Neue, innovative Konzepte für Büro- und Arbeitswelten sind dadurch gekennzeichnet, dass „klassische“ Strukturen in Form der sog. „Zellenbüros“ konsequent überdacht, wo möglich, aufgegeben und stattdessen kommunikationsfördernde Arbeitslandschaften aufgebaut werden. Transparente Strukturen sollen die Kreativität der einzelnen Mitarbeiter/-innen fördern, die Bildung von Teams und die Entstehung von Netzwerken unterstützen. Arbeitslandschaften müssen hierbei harmonisch an die Bedürfnisse der Gruppe sowie der einzelnen Individuen angepasst werden und Prozesse bzw. Arbeitsabläufe unterstützen. Transparenz und Offenheit, Flexibilität in der Arbeitsweise und Elastizität der Raumstrukturen sind gefordert. Es besteht ein Bedarf an Multi-Funktionalität. In diesem Projekt soll u. a. die Raumplanungskonzepte im Kontext steigender Zahlen an Mitarbeiter/-innen unter Berücksichtigung personalwirtschaftlicher Aspekte (Teilzeitwünsche, Telearbeit, Arbeitszeitmodelle, arbeitsschutzrechtliche Regelungen etc.), von Wünschen der Mitarbeiter/-innen (feste Arbeitszeiten am Vormittag wegen Kinderbetreuung, Pflege etc., eingeschränkte Flexibilität etc.) und einer begrenzten Raumanzahl (Digitalisierung, Einführung von E-Akten, hausweite Standards, Bürokonzepte/-belegung/-möblierung etc.) in konkreten Beispielen untersucht werden. 3. Projektdesign Die folgenden Aspekte dienen als Ausgangsbasis dazu, eine Vorstellung zu Aufbau und Inhalten des Projektes zu entwickeln: Die o. a. Aspekte können bzw. sollen differenziert bearbeitet werden, u. a.:
- 1. Neue, innovative Konzepte zur Büro- und Arbeitswelt, einschließlich Aspekte einer zukunftsgerichteten Raumplanung
- 1.1 Personalwirtschaftliche Ansätze (Mitarbeiterzuwachs, Teilzeit, Telearbeit etc.)
- 1.2 Digitalisierung (E-Akte, Wege-Apps…)
- 1.3 Räumliche Möglichkeiten und Grenzen (Vorgaben Arbeits- und Gesundheitsschutz etc.)
- 1.4 Förderung einer neuen Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit
- 1.5 Image/Außenwirkung der Verwaltung und Barrierefreiheit/Hausleitsystem
- 2. Analyse und Bewertung verschiedener raumplanerischer Ansätze/good practice oder best practice-Beispiele anhand ausgewählter öffentlicher Verwaltungen im In- und Ausland („Container-Lösungen“, Niederlande etc.)
- 3. Analyse und Bewertung der Umsetzung unterschiedlicher Gestaltungsmöglichkeiten, unter Berücksichtigung von u. a.:
- 3.1 Einbeziehung von Mitarbeiterwünschen und -ideen (ggf. Durchführung einer Befragung)
- 3.2 Fähigkeit und Bereitschaft zur Mobilität, Grenzen der Mobilität (u. a. Kinderbetreuung/Pflege, Präsenz am Arbeitsplatz, alternierende Telearbeit, mobiles Arbeiten etc.)
- 3.3 Räumliche Möglichkeiten und Grenzen (u. a. feste Raumanzahl)
- 3.4 Zeitliche, organisatorische und finanzielle Ressourcen (Sicherstellung des laufenden Betriebs, Aufwand für Umzüge, ggf. Zwischenlösungen etc.)
- 4. Möglichkeiten und Grenzen innovativer Konzepte für Büro- und Arbeitswelten im Hinblick auf die Förderung einer neuen Kultur der Kommunikation und Zusammenarbeit
- 5. Handlungsempfehlungen zur zukünftigen Gestaltung der Büro- und Arbeitswelten, ggf. aufgezeigt an ausgewählten Beispielen
